משא ומתן פנים ארגוני - לא מה שחשבתם...

משא ומתן פנים ארגוני עשוי לעיתים להיות החלק המורכב ביותר בתהליך המשא ומתן, עוד לפני שהתחלנו בתקשורת עם ספקים.

*****

הכנה

שאל כל מומחה במשא ומתן: אחד מהשלבים הקריטיים להצלחתו של התהליך הוא הכנה ייסודית.

הכנה כזו חייבת לכלול איסוף נתונים ולמידה של התחום,

נתוני היסטוריית צריכות/שימוש,

צרכים עכשוויים,

תחזיות וצרכים עתידיים,

רתימה של יחידות ארגוניות שונות לתהליך,

הכרות של השחקנים בשוק ומה האלטרנטיבות העומדות בפנינו.

כמובן שזו רק רשימה חלקית ולפי המקרה נצטרך להתייחס להיבטים נוספים בהכנה.

נשמע פשוט?

זהו, שלא.

איסוף נתונים

על פניו, טבעי לצפות שמיפוי השימוש ו/או הצריכה ההיסטוריים יהיו פשוטים יחסית להשגה.

נריץ דוח קצר במערכת הממוחשבת ונקבל את נתוני העבר..

אבל זה לא תמיד המצב. אנו נתקלים לעיתים באתגר להשיג נתונים שנראים לכאורה פשוטים...

כדי להתמודד עם המשימה של איסוף הנתונים, אני ממליצה ליישם שיפורי תשתית באופן שוטף וללמוד ממקרה למקרה. לדוגמא, אם גיליתם שפריט מסויים אינו ממוקט או אינו כלול בעץ המוצר ולכן לא מופיע בדוחות הצריכה שלכם, כדאי לפעול במיידי לשפר את התשתית בשיתוף ורתימה של הגורמים הרלבנטיים. לצורך הדיון כאן, נניח שצלחנו את שליפת הנתונים לגבי נתוני העבר.

תחזיות

אז איך הארגון שלכם מתנהל בכל מה שקשור לתחזיות?

אתם מקבלים בקלות תחזיות עסקיות צופות עתיד?

התחזיות שקיבלתם מהיחידה העסקית נמצאו מדייקות?

באיזו רמת דיוק?

אתגר איסוף התחזית, אימות שלה מול המציאות ומול ההיסטוריה, הוא חלק חשוב מהפעילות התוך ארגונית שאנו עושים. (שאלה: האם היחידה העסקית שמספקת את התחזית מצפה או דורשת הצטיידות והרמת מלאים? אם כן – מי נמדד על גובה המלאי? האם אנו מאתגרים את הבקשות להצטיידות?)

בכל הנוגע לאיסוף ומדידת תחזיות, מומלץ לקיים תהליך מתמשך בשיתןף היחידות העסקיות שיכלול: 1. שיקוף סדור ותקופתי של תחזית, באישור גורמים ניהוליים בכירים 2. מדידת אחוזי הדיוק של התחזית (בהשוואה לצריכה בפועל)

3. שילוב מדדים רלבנטים ביעדים של היחידה העסקית לעניין רמת דיוק התחזית

גיבוש צרכים ארגוניים והכרות עם השוק

אספנו נתונים היסטוריים וקיבלנו תחזית מהיחידה העסקית. כעת עלינו להבין את כלל הצרכים הארגוניים. כמובן שזה תלוי בתכולה אותה אנו קונים. רכיבי חומרה? תוכנה או שירות? האם נדרשת תמיכה? איזו רמת שירות? התקנות, הדרכות, כמה שנים ייוצר הפריט או תיתמך הגירסא? וכו'

העניין הוא שעל השאלות השונות שמועלות כאן, ישיבו גופים שונים בתוך הארגון בצורה שונה. לא רק זה, אלא שאנחנו צפויים להיתקל באינטרסים מנוגדים. גוף השירות בוודאי ידרוש חוזה תמיכה ארוך ורמת שירות גבוהה בתנאים מיטביים. הגוף העסקי שמתקצב את העסקה ירצה להוזיל את רמת השירות ככל שניתן ויטען שניתן להסתפק ברמת שירות בסיסית/נמוכה. איך מתמודדים עם זה?

מומלץ לכנס את הגופים הרלבנטיים, לשקף עלויות צפויות ולקבל החלטה על מסגרת התקציב ועל הדרישות שיועלו מול הספק.

כחלק מגיבוש הצרכים, צאו החוצה ולימדו מה קורה בשוק, אילו פתרונות אפשריים קיימים וכן מה עשו בארגונים אחרים. ההבנה הזו תעזור בשלב המשא ומתן ועשויה להשפיע על הגדרת הצרכים שלנו

משא ומתן מול ספקים פוטנציאליים

אחרי שצלחנו את שלב הגדרת הדרישות של הארגון נוכל להתחיל בפנייה לספקים.

נחתור לייצר מסמך דרישות גנרי ואיתו נפנה למספר ספקים פוטנציאליים.

ככל שניתן, נבנה טבלת השוואה של הדרישות כך שנוכל לנתח את תשובות הספקים

משא ומתן מוצלח נשען על סנכרון בין הגורמים השונים המעורבים בתהליך. הגדירו מראש לוחות זמנים, מי מדבר עם הספקים ועל איזה נושא, שיקולים לבחירת הספק הנבחר וכו'

לאורך התהליך, שיקלו לשקף פנימה לתוך הארגון את התקדמות המשא ומתן. אם נדרשת היערכות תקציבית, עדכון לוחות זמנים, השפעה על ממשקים וכדומה – גופים מסויימים חייבים לדעת.

בחירת ספק ותקשורת פנים ארגונית

בשעה טובה סיימנו את תהליך המשא ומתן ובחרנו ספק! כל הכבוד!

אני מניחה שבחירת הספק מוסכמת על כל הגורמים המעורבים....(לא ברור מאליו ובוודאי לא קל להשגה)

כעת יש לוודא שאנו מתקשרים לתוך הארגון את עצם סיום התהליך וזהות הספק הנבחר.

לא לשכוח להודיע לספקים שנבחנו אך לא זכו... חשוב לשמור עליהם, יתכן שבעתיד נפנה אליהם שוב.

במידה ויש פעולות הטמעה במערכות הממוחשבות שלנו – זה הזמן לבצע אותן (הקמת מק"טים, עדכון עצי מוצר, הקמת ספק חדש וכו')

לסיכום, רתמנו גופים שונים בארגון ויצאנו לדרך,

אספנו נתונים,

למדנו את התחזיות,

גיבשנו צרכים ארגוניים,

למדנו את השוק,

ניהלנו תהליך של משא ומתן, בחרנו ספק!

לאורך כל הדרך עבדנו בשיתוף פעולה עם גופים ואנשים שונים בתוך הארגון ונדרשנו לתאם בין כולם ולייצר מכנה משותף.

הסנכרון הזה דורש יכולת רתימה, הקשבה ומיומנות בינאישית גבוהה והוא בעיני החלק המורכב ביותר בתהליך המשא ומתן.

צלחתם אותו, כל הכבוד ויישר כוח!

נתראה במשא ומתן הבא